Tag 4

Repetition Archivierung

Das heutige Thema ist eigentlich Metadatenstandards in Archiven. Ich habe aber keine Ahnung (mehr) von vielen Dingen und muss offensichtlich meine Kenntnisse auffrischen. Auch hier soll mir ein kurzes Glossar auf die Sprünge helfen.

Verzeichnung: Titelbildung für eine Verzeichnungseinheit und ihre Bestandteile. Jede Information zur Identifizierung des Archivguts ist von Bedeutung – von der Erfassung, der Zusammenstellung und der Analyse bis zur Ordnung. Zentral sind Informationen zur Erklärung des Entstehungskontextes (Provenienz).

Provenienzprinzip (Ordnung nach Herkunft): Ist in den Archiven seit den 1950er-Jahren Standard und legt den Fokus auf den Entstehungszusammenhang, das heisst die Datensätze sind im Kontext eingebettet. Da die Tektonik eindimensional ist (= die Datensätze sind nur auf einen eingestuften Kontext reduziert), sind die Datensätze meist auch nur im Kontext verständlich. Die Definitionen hier beziehen sich alle auf die Ordnung im Provenienzprinzip.

Teilbestand: Mehrere Verzeichnungseinheiten zusammen. Ein Teilbestand widerspigelt den strukturellen Aufbau der vorherigen Provenienzstelle (ist also wenn möglich genauso sortiert wie vor der Archivierung).

Verzeichnungseinheit: Unterlagen, die als Einheit behandelt werden (von Einzelstück bis Bestand).

Verzeichnungsstufe: Position der Verzeichnungseinheit im Bestandesaufbau.

Archivische Ordnung: folgende Hierarchie ist in Archiven standard:
Hauptabteilungen – meistens durch historische Epochen abgegrenzt
Bestände – meistens 1 Bestand pro Aktenbildner*in
Teilbestände (oder Serie) – Zusammenfassung aller archivierten Unterlage einer Aktenbildner*in
Dossier - Gesamtheit aller Unterlagen zu einem Event/Geschäft
Subdossier – noch granularere Dossieraufteilung (falls nötig)
Unterlage – ein einzelnes Schriftstück (oder was auch immer archiviert wird)

Metadatenstandards in Archiven

Nun zum eigentlichen Thema: ISAD(G) gibt es seit 1994. Der Standard basiert auf dem Provenienzprinzip und auf mehrstufiger Verzeichnung. Aus meiner Sicht macht das für einen Standard Sinn. Ich kann mir aber vorstellen, dass in der Praxis bei weitem nicht alles verzeichnet wird.

ISAD(G) enthält 26 Verzeichnungselemente in 7 Informationsbereichen. Von besonderer Bedeutung sind die folgenden 6 Pflichtfelder:

Signatur / Titel / Provenienz / Entstehungszeitraum / Umfang / Verzeichnungsstufe

Archivtipp: Über die Property “archives.at” auf Wikidata sind Referenzen zu Archiven zu finden. Je mehr Archive hier verlinken, desto mehr Querverweise. Linked Data unterstütze ich grundsätzlich und würde die Property in der Praxis auch verwenden.

Praxis – ArchivesSpace

Das von uns genutzte Archivprogramm ist ArchivesSpace. Zur Nutzung von ArchivesSpace: Oft ist es nicht gewährleistet, dass auf einem Rechner gleichzeitig ein Bibliotheks- und ein Archivprogramm laufen kann. Wir nutzen Koha und ArchiveSpace – zum Glück kommen sich diese nicht in die Quere – sie nutzen z.B. unterschiedliche Ports. Das heisst es ist uns möglich, beide Programme zu installieren.

Als erstes erstellen wir ein Repository; ohne Repository – keine Einträge. Zu diesem Repository sollen wir einige Datensätze erstellen. Diese sollen im “public interface” unter der URL “localhost:8081” sichtbar sein. Sichtbar gemacht werden die Datensätze durch den Klick auf “Publish” beim Erstellen der Ressource. Praktisch wäre, wenn das Häckchen “by default” angekreuzt wäre. Diese Einstellung habe ich bei den Repository Settings gefunden – danke liebe Entwickler*innen von ArchiveSpace :) Offensichtlich gibt es sowieso sehr viele änderbare Einstellungen, wie ich es von einer Open Source Software erwartet hätte. Aber leider kenne ich die anderen Archivprogramme nicht und kann somit auch nicht repräsentative Vergleiche anstellen.

Hinweis für Anfänger*innen: Wenn ein Agent erfasst wird ist die Vergabe von Normdaten zwingend!

3 Ebenen der Erfassung

1 – Accession (z.B. Erwerb)

Hierhin kommen die Infos über den Erhalt des Materials – Wann wurde es erworben? Wer hat es erfasst? Wer ist Empfänger*in? Welche Ressourcen sind an die Accessions gebunden? – Die Accession wird schlussendlich mit den zugehörigen Ressourcen verbunden.

2 – Resources (Bestände, die am Erwerb hängen – z.B. Kollektionen / Briefe)

Ist es eine Sammlung / ein File / etwas anderes? Wann wurde es verfasst? Wer hat es verfasst?

3 – Archival Objects (ein Objekt)

z.B. ein Brief, es kann aber auch eine weitere Kollektion sein

Ports

8080 – Schnittstelle für Personal (Zugang nur mit Passwort)

8081 – Schnittstelle für Öffentlichkeit

8082 – OAI-PMH-Server

8089 – Backend

8090 – Solr Admin-Konsole